Se stai per scegliere un software gestionale

Breve guida per il settore della distribuzione industriale

Un’azienda che ottimizza i processi attraverso un nuovo software gestionale, o che ne adotta uno per la prima volta, ottiene sempre risultati importanti. A condizione che la scelta ricada su un prodotto dal taglio "sartoriale".

 

Un Erp è per il 20% un prodotto e per l’80% un servizio. Questo fatto, unito alla posta in gioco molto alta quando non si centra l’obiettivo, può rendere complessa la decisione. Abbiamo seguito centinaia di aziende durante questo processo, imparando insieme a loro che esistono riflessioni cruciali, propedeutiche al progetto, che di solito ne determinano l’esito.

Di seguito un distillato della nostra esperienza. Il consiglio è di condividere queste domande con le figure-chiave interne, arrivando a risposte partecipate: mettile per iscritto, potrebbero servirti come una piccola guida interna nei mesi a venire. Una specie di filo d’Arianna nel labirinto di fornitori e consulenti, soluzioni, dimostrazioni e proposte commerciali.

1.  Si limita a risolvere i problemi o crea anche opportunità?

Un ERP non consiste solo nell’automatizzazione di processi che prima erano manuali, ma può e deve andare oltre, così come il fornitore dovrebbe mettersi il cappello del partner ed agire in modo proattivo, prospettando, dietro la soluzione gestionale, anche possibili aree di crescita per il business.

L’integrabilità del sistema con altre piattaforme è uno dei primi requisiti che dovreste ricercare: anche se non ne sentite immediatamente la necessità, presto crescerete in termini di dipendenti e volume d’affari e, a quel punto, desidererete qualcosa di più, ad esempio il CRM, la Business Intelligence, le applicazioni per gli ordini dal territorio o le piattaforme web per l’e-commerce.

Il nostro gestionale si collega a tutte queste applicazioni per le vendite e il marketing in modo modulare. Questo significa che non siete costretti ad impegnarvi da subito per l’intero “pacchetto”, se sapete già che, per i primi tempi, lo utilizzerete solo in parte.

Guardate al futuro ma non pagate ora per ciò che non vi serve.

 

2. Quanto sono specializzati nel tuo settore i fornitori in gara?

Alcuni dei nostri clienti si rivolgono a noi perché desiderano sostituire un sistema che si è rivelato inadeguato. Sui motivi del fallimento dei software potremmo dilungarci all'infinito, ma ne esiste uno ricorrente, e cioè la scarsa conoscenza settoriale, che si riscontra spesso anche nei brand gestionali più conosciuti, e, solitamente, anche più standardizzati. Specializzazione significa esperienza, magari in un solo comparto. Ma di quel business saperne così tanto da essere quasi in grado di gestirlo.

Tra le nostre verticalizzazioni, la più radicata nel tempo è la distribuzione industriale: articoli tecnici, utensilerie, bricocenter, grossisti e dettaglianti di ferramenta: ti riporto il flusso di coscienza di un cliente che, a seguito di questa epifania, è salito a bordo:

“Hanno aspettato passivamente le nostre richieste perché, semplicemente, non sapevano da dove cominciare, né quali fossero le domande giuste. Hanno classificato il nostro DB articoli in modo automatico, senza una logica, per la frustrazione dei nostri dipendenti che ci lavorano ogni giorno".

Il tempo (e gli errori) ci hanno insegnato quanto sia importante, nel settore tecnico, una ragionata, e flessibile, classificazione dei prodotti, specie se il loro numero rischia di diventare stellare: siamo abituati a gestire, non solo sul gestionale, ma anche sugli altri prodotti ad esso integrati, una media di oltre 100.000 referenze, con alcuni clienti molto vicini agli 800.000.

E, dato che siamo bravi e veloci in questo, possiamo dimostrarlo con facilità.

Individua le necessità vitali della tua azienda e controlla le referenze dei tuoi potenziali fornitori in merito a KPI specifici.

Ricorda che un generico “ti trovi bene”? potrebbe non portare alla luce proprio gli aspetti che per te sono più importanti.  

3. Ci sono esseri umani dietro alla soluzione che ti viene proposta?

Un gestionale è per la vita, o così sarebbe auspicabile. Siccome nessun software, così come nessun utente, è perfetto, comprendi e negozia i termini dell’assistenza.

Nella fase di corteggiamento, molti tuoi interlocutori potrebbero essere in realtà rivenditori, che alla prima urgenza di tipo tecnico ti rimbalzeranno alla software house di riferimento. Non diventare una pallina da ping pong: definisci e contrattualizza le condizioni dell’assistenza: orari, tempi certi di risposta, procedure in caso di necessità fuori orario o nei giorni festivi. Se ti rivolgi a un rivenditore, ogni passaggio potrebbe essere più lento e potenzialmente più complesso: vale quindi la pena valutarne il rapporto rischio-beneficio.

Noi siamo sviluppatori, rivenditori, formatori e assistenti per i nostri clienti: oggi sono oltre 250 solo per il gestionale, tra piccole e medie imprese, e, sin dall’inizio, abbiamo fatto della rapidità nell’assistenza un nostro punto di forza. Nessuno di essi ha mai dovuto “parlare” con dischi preregistrati. Mai avuti.

4. Flessibilità: quanto si adatta oggi alle tue specificità e quanto ti seguirà nel futuro?

Nel cosmo dei software gestionali esistono marchi blasonati e universalmente riconosciuti. I brand vengono creati per essere irresistibili, ma tu fai come Ulisse e fatti incatenare all’albero maestro della nave, prima che le sirene ti irretiscano.

Se il tuo business non è standardizzato su logiche internazionali, il software deve essere flessibile. Un esempio per tutti: la normativa contabile e fiscale italiana, tra le più complesse, richiede un software modellato sui suoi processi specifici.

E' il sistema a doversi adattare ai processi e non viceversa.

Pur offrendo un prodotto molto specializzato, circa un terzo dei nostri clienti richiede prima o poi una personalizzazione del software, nella fase di implementazione oppure successivamente. Magari perché il business cresce e di pari passo la complessità dell’organizzazione, magari semplicemente perché vuole visualizzare le informazioni a modo suo. Ebbene, sappi che il tuo futuro fornitore deve poterti assecondare anche in questo.

La cartina di tornasole per valutare questo aspetto è la fidelizzazione dei clienti: chiedi per quanto tempo le aziende restano con quel sistema e avrai un indicatore affidabile. Se vuoi conoscere il nostro, ti dirò che più della metà dei nostri clienti lo è da più di dieci anni. 

5. Quali garanzie ti dà la piattaforma?

Qui devo entrare solo un po’ nel tecnico, ma è un punto importante. La piattaforma di un software è il suo substrato più profondo, ciò che forma, insieme all’hardware, il cosiddetto ambiente operativo. Prendi informazioni sulla piattaforma del tuo futuro gestionale in termini di “vocazione” di mercato, economicità, efficienza e sicurezza.

Un esempio? Per il nostro ERP abbiamo scelto IBM Power System perché specificatamente progettato per carichi di lavoro gestionali, e perché il suo mercato è radicato nelle Piccole e Medie Imprese, delle quali fanno parte anche molti dei nostri clienti.

Puoi pensare alla piattaforma come al DNA di un essere vivente: in entrambi i casi il codice, genetico o di programmazione, determina la robustezza e la resistenza alle malattie cui l’organismo sarà esposto. Non si tratta di un argomento secondario: secondo il Sole 24 Ore, il costo dei cyberattacchi ammonta a 9 miliardi di euro all’anno solo in Italia e, naturalmente, il bersaglio preferito è rappresentato dalle piccole e medie imprese, cioè proprio il nostro target.

Ed ecco un altro ottimo motivo per il quale abbiamo scelto IBM: la sua architettura ad oggetti la rende un sistema resiliente, in grado di funzionare «sempre e comunque», e sicuro, perché impenetrabile per i virus mascherati da file.

Riassumendo: il costo degli attacchi informatici va ascritto a quello del software che non è stato in grado di assicurare un’adeguata immunità del sistema. Moltiplica il tuo grado di esposizione alle minacce informatiche per l’entità del tuo ipotetico danno e otterrai una stima del rischio. E tieni in considerazione questo aspetto nella scelta del gestionale e della sua piattaforma.

6. Hai calcolato nel modo corretto l’entità del tuo investimento?

Il costo totale di proprietà di un software è definito come lo strumento per “calcolare tutti i costi del ciclo di vita di un'apparecchiatura informatica: acquisto, installazione, gestione, manutenzione e smaltimento”. E’ solitamente espresso in termini di dollari/utente/anno ed è un modo per rendere confrontabili le proposte economiche di più fornitori.

Includi:

  • l’investimento iniziale una tantum nella fase di implementazione per il primo anno;
  • non solo i costi diretti (come l’hardware, ad esempio i computer o le infrastrutture di rete, o il software, ad esempio le licenze);
  • ma anche tutti i costi indiretti: manutenzione, amministrazione, formazione, aggiornamenti, supporto tecnico e utenze.

Dividi quindi il costo per il numero di licenze fai una proiezione per i tre anni successivi, rapportandola alla stima di crescita più probabile per la tua azienda.

Posso dirti che il 94% dei clienti IBM Power riscontra una riduzione del costo totale di proprietà rispetto agli ambienti Windows (fonte: IBM Marketplace Survey), anche grazie alla sicurezza della sua piattaforma, come abbiamo detto al punto precedente. Ma la mezza giornata passata a fare questo calcolo è comunque ben investita, perché ogni valutazione economica deve essere ovviamente calata nelle singole realtà aziendali.

Tieni infine presente che oggi esiste un altro tipo di fruizione del software, che invece di essere acquistato, diventa un servizio al 100%: in questo caso pagherai un canone mensile modulabile e non avrai costi per le infrastrutture, la manutenzione e le licenze.

Le soluzioni “cloud” sono allettanti, soprattutto perché semplificano molto calcoli e valutazioni. Quando le prospettiamo ai nostri clienti, li invitiamo comunque ad un confronto attento con la soluzione tradizionale, perché anche il cloud può nascondere costi “nascosti”, come quelli legati alla migrazione o all’eventuale necessità di potenziare la connettività internet.

Non trascurate infine il fattore umano. Per quanto questo tipo di scelta debba essere fondata su principi razionali, ascoltate anche il vostro intuito nel valutare le persone aldilà del fatto tecnico: competenza, sì, ma anche disponibilità, trasparenza e generosità, in termini di consulenza e supporto. Cioè quanto distinguerà una semplice fornitura da una collaborazione proficua e duratura.

Qual è stata la tua sfida più ardua nell'implementazione di un nuovo gestionale? Se hai voglia di parlarne, siamo qui.

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